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Telefonieren und schreiben

Phone calls, emails and messages — and the two ways you speak to people you do not know

What you will be able to do

Call a practice, write an email and send a message: the formal register, the polite question and the date.

Zum Lesen · For reading

Heute Morgen rufe ich die Praxis an. Ich möchte einen Termin vereinbaren. Ich habe am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr Zeit. Am Abend schicke ich eine SMS an meine Freundin Lena.

This morning I call the practice. I would like to make an appointment. I have time on Monday, 4 May, at 2 p.m. In the evening I send a text message to my friend Lena.

How the register works

Guten Tag, Frau Weber. Am Telefon sage ich zuerst meinen Namen. Ich rufe an, um einen Termin zu vereinbaren. Ich schreibe eine E-Mail und beginne mit Sehr geehrte Frau Weber.

This lesson is not new grammar — it is about who you are talking to. German has two ways to speak to the same person: Sie for a practice, an office or a landlord, and du for a friend or your family. On the phone and in writing you begin with Sie, and you say it politely. Four things carry that difference: the person you address, the polite question, the date you name, and the frame of a letter.

Sie comes first on the phone and in writing

Guten Tag, Frau Weber. Ich rufe den Vermieter an. Wie geht es Ihnen? Könnten Sie mir einen Termin geben?
Sie and du are the same two forms you met in lesson 4, and this lesson is about choosing between them. On the phone and in writing you use Sie with a practice, an office, a landlord, a teacher — everybody you do not know yet. du is for friends, family and colleagues who have agreed to say du to each other. Start with Sie: nobody thinks less of you for it, and it can stay Sie for years.

Könnten Sie …? — the polite question

Könnten Sie mir einen Termin geben? Könnten Sie mir sagen, was das kostet? Könnte ich mit Frau Weber sprechen?
können has a second form, könnte, and it makes a question soft. Könnten Sie …? is how you ask somebody you do not know for something: Könnten Sie mir einen Termin geben? You can also say Können Sie …?, which is polite but more direct. Two things do not change: Sie is written with a capital, and the verb stands at the end of the question. With a friend the same question is much shorter: Kannst du mir einen Termin geben?

On the phone: greeting, name, reason

Guten Tag, mein Name ist David Ortiz. Ich rufe an, um einen Termin zu vereinbaren. Ich rufe an, um eine Nummer zu bekommen. Ich schreibe den Termin in meinen Kalender.
On the phone nobody can see you, so you say who you are and why you are calling in the first two sentences. The order never changes: greeting, name, reason. Ich rufe an, um … zu … says why you are calling: um einen Termin zu vereinbaren, um eine Nummer zu bekommen, um etwas zu fragen. The verb anrufen is separable, so an goes to the end of the first part and rufen stays in front: Ich rufe … an.

The date takes an article: am Montag, den 4. Mai

am Montag. den 4. Mai. Die Sprechstunde ist am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr. Der Termin ist am Dienstag, den 5. Mai.
A day of the week has no article: am Montag. A date with a number takes one — and it is den, because the date stands in the accusative, the case from lesson 7: den 4. Mai. You put the two together the way Germans do: am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr. The time comes last and has no article: um 14 Uhr. One thing to remember: the weekday and the month keep their article when you name them alone — der Montag, der Mai, der Juni.

A letter has a frame: opening, text, closing

Sehr geehrte Frau Weber, Anbei sende ich Ihnen das Formular. Mit freundlichen Grüßen. Liebe Anna, ich schicke dir ein Foto. Viele Grüße.
Written German has a fixed frame, and you write it the same way every time. At the top stands the greeting, in the middle your own text, at the bottom the closing. With a stranger the greeting is Sehr geehrte Frau Weber, or Sehr geehrter Herr Costa, and the closing is Mit freundlichen Grüßen. With someone you know it is Liebe Anna, and Viele Grüße. A message to a friend is much shorter than an email, and it never ends with Mit freundlichen Grüßen.

The same phrase in two registers: Sie and du

Guten Tag, Frau Weber. — Hallo, Anna. Mein Name ist David Ortiz. — Ich bin David Ortiz. Könnte ich mit Frau Weber sprechen? — Kann ich mit Anna sprechen? Wie geht es Ihnen? — Wie geht es dir? Ich rufe an, um einen Termin zu vereinbaren. — Ich rufe an, um mit dir auszugehen. Könnten Sie mir bitte einen Termin geben? — Kannst du mir bitte einen Termin geben? Haben Sie am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr Zeit? — Hast du am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr Zeit? Können Sie das bitte wiederholen? — Kannst du das bitte wiederholen? Sprechen Sie bitte langsam. — Sprich bitte langsam. Können Sie mich zurückrufen? — Kannst du mich zurückrufen? Vielen Dank für Ihren Anruf. — Danke für deinen Anruf. Auf Wiederhören. — Tschüss! Ich schreibe Ihnen eine E-Mail. — Ich schicke dir eine SMS. Sehr geehrte Frau Weber, — Liebe Anna, Anbei sende ich Ihnen das Formular. — Ich schicke dir das Formular. Mit freundlichen Grüßen — Viele Grüße

Read the first column: the wording for a practice, an office or a landlord, with Sie. The second column says the same thing to a friend, with du. The third column is the English meaning, for reading. The rows go in order: first the phone call, then the letter, and last the message to a friend.

Deutsch (Sie)Deutsch (du)English
Guten Tag, Frau Weber.Hallo, Anna.good day, Ms Weber — hello, Anna
Mein Name ist David Ortiz.Ich bin David Ortiz.my name is David Ortiz
Könnte ich mit Frau Weber sprechen?Kann ich mit Anna sprechen?could I speak to Ms Weber — could I speak to Anna
Wie geht es Ihnen?Wie geht es dir?how are you
Ich rufe an, um einen Termin zu vereinbaren.Ich rufe an, um mit dir auszugehen.I am calling to make an appointment — I am calling to go out with you
Könnten Sie mir bitte einen Termin geben?Kannst du mir bitte einen Termin geben?could you please give me an appointment
Haben Sie am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr Zeit?Hast du am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr Zeit?do you have time on Monday, 4 May, at 2 p.m.
Können Sie das bitte wiederholen?Kannst du das bitte wiederholen?can you repeat that, please
Sprechen Sie bitte langsam.Sprich bitte langsam.please speak slowly
Können Sie mich zurückrufen?Kannst du mich zurückrufen?can you call me back
Vielen Dank für Ihren Anruf.Danke für deinen Anruf.thank you for your call
Auf Wiederhören.Tschüss!goodbye on the phone — bye
Ich schreibe Ihnen eine E-Mail.Ich schicke dir eine SMS.I am writing you an email — I am sending you a text message
Sehr geehrte Frau Weber,Liebe Anna,Dear Ms Weber — Dear Anna
Anbei sende ich Ihnen das Formular.Ich schicke dir das Formular.I am sending you the form
Mit freundlichen GrüßenViele GrüßeYours sincerely — Best wishes

Quick check

c-anredeYou call a practice you have never visited and you want an appointment. Which sentence is right?
c-datumWhich date is right?
c-lueckeFill in the gaps. Write the right word.
Ich rufe die Praxis an, um zu vereinbaren.
Ich habe am Montag, , um 14 Uhr Zeit.
Sehr geehrte Frau Weber, . Mit freundlichen Grüßen.
Wie geht es ?

Match the phrase to its meaning

c-matchMatch each German phrase to its meaning.

Vocabulary

das Telefon, die Nummer, die Praxis, der Termin, der Anruf, die E-Mail, die SMS, das Formular, der Kalender, die Sprechstunde, der Vermieter, die Freundin.

The twelve words of this lesson. Every noun keeps its article — das Telefon, die Nummer, die Praxis, der Termin, der Anruf, die E-Mail, die SMS, das Formular, der Kalender, die Sprechstunde, der Vermieter, die Freundin. The first five are for the phone call, the next four for writing and arranging, and the last three are the people and the things around you.

  1. das Telefonthe telephone
  2. die Nummerthe number
  3. die Praxisthe practice, the doctor's surgery
  4. der Terminthe appointment
  5. der Anrufthe call
  6. die E-Mailthe email
  7. die SMSthe text message
  8. das Formularthe form
  9. der Kalenderthe calendar
  10. die Sprechstundethe consultation hours
  11. der Vermieterthe landlord
  12. die Freundinthe friend (female)

Write

Write a short email to a practice: say who you are, ask for an appointment, and give a day and a time.

Start with Sehr geehrte Frau Weber, and finish with Mit freundlichen Grüßen. Ask politely: Könnten Sie mir einen Termin geben? Name the day and the date: am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr.

Dear Ms Weber, I would like to make an appointment. Could you give me an appointment on Monday, 4 May, at 2 p.m.? Yours sincerely. David Ortiz

Sehr geehrte Frau Weber, ich möchte einen Termin vereinbaren. Könnten Sie mir am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr einen Termin geben? Mit freundlichen Grüßen. David Ortiz

Model answer

Sehr geehrte Frau Weber, ich möchte einen Termin vereinbaren. Könnten Sie mir am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr einen Termin geben? Mit freundlichen Grüßen. David Ortiz

More free practice

What you can do now

  1. Ich sage Sie zu einer Praxis, einem Büro und einem Vermieter. — I use Sie with a practice, an office and a landlord.
  2. Ich frage höflich: Könnten Sie mir einen Termin geben? — I ask politely: could you give me an appointment?
  3. Ich sage zuerst meinen Namen und dann, warum ich anrufe. — I say my name first, and then why I am calling.
  4. Das Datum braucht einen Artikel: am Montag, den 4. Mai, um 14 Uhr. — The date needs an article: on Monday, 4 May, at 2 p.m.
  5. Ein Brief hat einen Rahmen: Sehr geehrte Frau Weber, … Mit freundlichen Grüßen. — A letter has a frame: Dear Ms Weber, … Yours sincerely.
  6. Mit einem Freund schreibe ich: Liebe Anna, … Viele Grüße. — To a friend I write: Dear Anna, … Best wishes.

Next: Der Körper und der Arzt — the body, common complaints, and what you say at the doctor's.

Everything above is also in the workbook, with the answers at the end. Download the vocabulary as an Anki deck in the Vocabulary section.

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